20 MOTUMS HÅLLBARHETSREDOVISNING 2021 Styrning av hållbarhet Styrning av hållbarhet Inom Motum jobbar vi strategiskt med hållbarhet och vi fattar alltid beslut med hänsyn till våra hållbarhetsfaktorer. Koncernledningen och dotterbolagens vd:ar har det yttersta ansvaret för hållbarhet inom Motum. Motum har även en hållbarhetschef, vars roll är att driva det strategiska och operativa hållbarhetsarbetet inom koncernen och stötta koncernledningen och dotterbolagen i deras hållbarhetsarbete. STYRDOKUMENT Våra processer gällande hållbarhet utgår från koncernens Affärs- och Hållbarhetspolicy, som utgör grundstommen för styrningen av hållbarhetsfrågor. Vår Uppförandekod kan ses som en utveckling och ett förtydligande av Affärs- och hållbarhetspolicyn och är baserad på de tio principerna i FN:s Global Compact. Därmed täcker den in de fyra hållbarhetsområdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och antikorruption. Både Affärs- och Hållbarhetspolicyn och Motums Uppförandekod gäller i alla affärsrelationer och ska tillämpas av samtliga medarbetare och affärspartners. Med medarbetare avses samtliga anställda oavsett anställningsvillkor, inhyrd personal, representanter, underentreprenörer och samarbets-/säljpartners. Samtliga medarbetare ansvarar för att de känner till och förstår kraven i uppförandekoden. Det är chefer/arbetsledare som ansvarar för att medarbetarna får den utbildning som behövs för att förstå koden och de relaterade policyerna. För att säkerställa implementering genomförs interna revisioner årligen. Motums policyer sätter ett ramverk för hur verksamheten ska styras och drivas. Koncernens övriga rutiner, instruktioner och mallar kompletterar dessa policyer och beskriver mer i detalj hur olika delar av verksamheten ska utföras. Samtliga styrande dokument för Motum finns samlade i bolagets ledningssystem samt på intranätet. MOTVERKANDE AV KORRUPTION Inom Motum råder nolltolerans mot korruption. Vid nyanställning får alla medarbetare ta del av koncernens Uppförandekod, som inom området korruption inkluderar principer gällande icke konkurrenshämmande aktiviteter, kartellbildning samt givande och tagande av mutor. Vi ställer även höga krav på våra leverantörer att agera etiskt i enlighet med Uppförande- koden. Under året har inga fall av korruption förekommit inom koncernen. Ansvarsfull informationshantering ingår i vårt antikorruptions- arbete. Införandet av EU-förordningen General Data Protection Regulation i maj 2018 innebar att Motum såg över sina rutiner för hur personuppgifter hanterades. I och med detta togs en ny dataskyddspolicy med tillhörande riktlinjer fram för hur koncernen ska hantera och lagra personuppgifter. Inga avvikelser i lagring eller hantering av personuppgifter har rapporterats i koncernen under året. ATT RAPPORTERA AVVIKELSER En systematisk avvikelsehantering ökar vår leveransprecision genom att minimera och förebygga risken för att leverera tjänster som inte uppfyller kundernas eller våra egna krav. Vi förväntar oss att våra medarbetare och affärspartners rapporterar in omständigheter som inte stämmer överens med principerna i Uppförandekoden, policyerna eller med lagar och regler. Som medarbetare rapporteras oegentligheter antingen direkt till närmaste chef, till medlem i koncernledningen eller direkt in i bolagets händelserapporteringssystem. Under året utvecklades denna nya funktion i koncernens affärssystem och man kan nu rapportera händelser både via datorn och mobilen. Samtliga medarbetare har tillgång till detta system och kan där rapportera olyckor, tillbud, riskobservationer, förbättringsförslag eller andra kvalitetsavvikelser. Alla rapporter som tas emot utvärderas av det aktuella dotterbolaget och en initial utredning inklusive förslag på omedelbara åtgärder tas alltid fram. Åtgärder som inte kan vidtas direkt förs över i en handlingsplan och ansvarig för åtgärden utses.
RkJQdWJsaXNoZXIy NjAyMDA=